「仕事が速い人＝仕事ができる人」と思っている人は多いのではないでしょうか。
ほとんどの人はタイムマネジメントスキルを身につけることで作業効率をアップさせることができます。
今回はタイムマネジメントの重要性と活用方法についてご紹介します。
タイムマネジメントとは？
タイムマネジメントと聞くと「上手く時間管理すること」と捉えがちですが、それは誤った認識です。「上手く時間管理すること」ではなく、「上手く時間をコントロールすること」です。業務の中には、スケジュール外の仕事（たとえば、資料印刷や会議の準備など）も発生するでしょう。こうしたスケジュール外の業務においては時間を上手く工夫することで本来の重要な業務に割く時間を確保できます。
タイムマネジメントはなぜ重要なのか
一人ひとりのタイムマネジメントが上手くできていないと個人のタスクが遅延し、業務の進捗に影響します。そして、日々の残業をしなければ業務が滞ってしまう状況になるでしょう。
結果、身体の疲労が蓄積することで仕事の質やスピードが下がり、会社全体の生産性低下につながり、改善が困難になっていきます。そのため、日々のタイムマネジメントを一人ひとり意識づけることが非常に重要になってくるといえます。
今からできるタイムマネジメントの方法
では、実際にタイムマネジメントって何をすればいいのでしょうか。以下の点を意識づけるようにすることをおすすめします。
① 自分の状況・スキルを把握する
- どのくらいの業務量なのか
- どのくらいの時間が掛かるのか
- いつ業務完了するのか
今の自分状況を把握した上で、「省ける仕事はないか」や「他の人に任せられる仕事はないか」、「自動化できる仕事はないか」などもあわせて考えてみましょう。
② 仕事の重要度＆緊急度を認識する
仕事にも重要度や緊急度が高いものもあれば低いものもあるでしょう。業務が立て込む前にタスクの優先順位をつけるスキルを身につけましょう。タイムマネジメントにおいてタスクの優先順位を4つに分類できます。
- 第1優先：重要度・緊急度が高い
- 第2優先：緊急度は高くないが重要度が高い
- 第3優先：重要度は高くないが緊急度が高い
- 第4優先：重要度・緊急度が低い
今自分が抱えているタスクがどこに分類されるかを考える癖をつけることが非常に重要です。
③ 目標を設定する
納期や数値はできる限り具体的に示しましょう。たとえば、「納期を来週までに完成させる」や「売上を前年よりアップさせる」などです。
不明瞭な目標は細かいスケジュールを立てる際には適していません。
「納期を来週の月曜日までに」や「売上を前年の20％アップさせる」など具体的な数字を設定することでより明確にスケジュール調整が可能になり、作業にかける時間を短縮できます。
まとめ
私たちが日々仕事をする上で注意していても、どうしても抜けてしまう業務もあるでしょう。業務の忘れや遅延を起こさないためにも1日のタスクスケジュールを見える化できるようなツールを活用し、毎日見る習慣をつけましょう。
また、どうしても業務の優先順位がつけられない場合は、“重要度”と“緊急度”の高さで判断することが大切です。
業務を円滑に進めていくためには今後もタイムマネジメント能力を伸ばしていくことが求められるでしょう。
